企业信息化建设：试用，成功的关键钥匙
企业信息化建设现状与挑战
在当今数字化浪潮席卷的时代，越来越多的企业投身于信息化建设的大潮之中。企业期望借助信息化手段，提升运营效率、增强竞争力、优化管理流程，从而在激烈的市场竞争中脱颖而出。然而，现实却颇为残酷，企业信息化失败，或者至少未能完全达到预期目标的案例屡见不鲜。这就如同在迷雾中摸索前行，企业投入了大量的时间、资金和人力，却未必能找到正确的方向。那么，究竟如何才能避免信息化建设的失败呢？答案呼之欲出：试用，这一简单而又强大的手段，或许正是开启成功之门的关键钥匙。
为何企业信息化建设必须试用
企业的多样性与动态性决定试用的必要性
企业就像一个个独特的生命体，千差万别，各具特色。不同的行业、不同的规模、不同的发展阶段，企业面临的问题和需求也各不相同。而且，为了在竞争激烈的市场中生存和发展，企业始终处于不断变化的状态。这就好比每个人的脚型都不一样，只有亲自试穿，才能知道鞋子是否合脚。同样，企业在选择软件时，如果不进行试用，又怎能确定这款软件是否适合自己，是否能够解决企业面临的实际问题呢？
参观成功案例的局限性
很多企业管理者认为，参观成功案例是了解软件是否适合自己的有效途径。然而，这种方式存在诸多局限性。首先，同行之间往往存在竞争关系，只有极少数企业会同意同行参观其信息化建设成果。其次，即使有幸参观到同行的成功案例，也不能简单地认为适合别人的软件就一定适合自己。因为每个企业都有其独特的业务流程、管理模式和文化氛围，这些因素都会影响软件的适用性。就像每个人的脚感不同，适合别人的鞋子，自己穿起来可能并不舒服。所以，只有通过自己试用，才能真正了解软件是否适合企业的实际需求。
试用在选择工业软件时的多重作用
避免被华而不实的宣传蒙蔽
在软件市场中，部分软件提供商为了吸引客户，往往会夸大其词，使用一些高大上的词汇和概念来包装自己的产品。他们声称自己的软件具备人工智能、大数据等先进技术，能够提供ERP + MES全方位解决方案，实现万物互联，仿佛是无所不能的上帝。然而，这些宣传往往存在一定的水分。有些软件提供商甚至会在PPT产品介绍中使用PS技术，将产品界面处理得非常酷炫，或者盗取同行的产品界面，宣称是自己开发的。要戳穿这些把戏并不难，只需让乙方销售人员用实际软件系统现场展示PPT中出现的界面并走几个流程即可。通过试用，企业可以看清软件的真实面貌，避免被虚假宣传所误导。
现场演示的不确定性
软件服务商在客户面前进行现场演示，看似所见即所得，但实际上也存在很多问题。就像魔术表演一样，虽然在眼前进行，但未必是真实的。在短暂的展示时间内，客户很难全面掌握软件系统的全部功能，也无法充分理解系统的运行逻辑。而且，乙方在演示时可能会有所保留，不会毫无保留地展示产品的所有细节。例如，数据的前后逻辑关系是如何得来的，计算结果是否准确等问题，在演示过程中很难被发现。此外，如果乙方在介绍产品时频繁在不同系统之间来回切换，很可能说明该产品并不完善，是定制项目型的软件，失败概率较大。因此，企业不能仅仅依赖现场演示来判断软件的适用性，试用是必不可少的环节。
验证操作界面的易用性
对于企业来说，一线员工是软件的实际使用者。如果软件的操作界面不易于一线员工理解和使用，那么在实施过程中将会遇到很大的阻碍。而且，一线员工的离职率相对较高，如何让新员工快速掌握软件的使用方法，不影响生产，是企业需要考虑的重要问题。因此，在试用过程中，企业要重点关注操作界面的易用性，确保一线员工能够轻松上手。同时，在项目初期，企业也要考虑后期的培训问题，为员工提供必要的培训和支持。
确保功能与企业需求匹配
在与软件提供商沟通时，由于语言表达的局限性，难免会出现一些歧义。因此，企业不能仅仅依靠乙方的介绍来判断软件的功能是否适合自己的企业。通过试用，企业可以实际测试软件系统，了解其功能是否能够满足企业的实际需求，避免出现卖家秀和买家秀的问题。
检验软件的成熟度
乙方在演示软件时，可能会刻意回避软件的缺陷和Bug。然而，在试用过程中，只要企业比较细心，这些问题很难被隐藏。通过试用，企业可以发现软件存在的问题，及时与乙方沟通解决，从而确保软件的质量和稳定性。
考察乙方的实施能力
专业的实施能力是软件成功实施的关键要素之一。在试用过程中，企业必然会遇到一些问题，通过向乙方提出问题，可以考察乙方的专业水平和服务能力。如果乙方的实施人员对质量相关的专业术语和概念都不了解，那么很难期望他们在实施过程中为企业的流程带来优化。因此，企业在选择软件提供商时，要注重考察其实施能力，确保软件能够顺利实施。
让使用部门参与选择
在企业信息化建设中，使用部门是软件的直接受益者。因此，让使用部门参与软件的选择过程，可以减少后期使用部门的抱怨和扯皮现象。就像给孩子买鞋子，最好带上孩子，让他们亲自试穿，选择自己喜欢的款式和尺码。同样，让使用部门参与软件的试用和选择，可以确保软件能够满足他们的实际需求，提高他们的工作效率和满意度。
增强员工的参与感
企业可以根据自身的实际情况，让多个层级的员工参加软件的试用。这样不仅可以让员工对软件有更深入的了解，增强他们的参与感和责任感，还可以收集到不同层级员工的意见和建议，为软件的选择和实施提供参考。
避免暗箱操作
在软件选择过程中，阳光是最好的消毒剂。让大家畅所欲言，把选择过程放在桌面上，可以避免暗箱操作，确保选择的公平、公正、公开。通过试用，各方可以充分发表自己的意见和看法，达成比较一致的意见，从而选择出最适合企业的软件系统。
减少开口合同风险
在企业信息化建设中，一些定制开发是不可避免的。然而，为了避免后期出现预算超支等问题，企业在签合同时要做到心中有数。通过试用，让实际使用部门给出反馈，可以使企业更加了解自己的需求，明确哪些是必要的定制开发，哪些是可以避免的。实际使用部门最清楚他们需要什么，什么是雪中送炭，什么是锦上添花，甚至什么是画蛇添足。因此，在IT部门的帮助下，让实际使用部门参与试用和反馈，可以尽量减少开口合同的风险，确保项目在预算范围内顺利实施。
甲方如何进行有效的试用
提供脱敏资料
甲方可以根据自身的需求，将相关的脱敏资料发给乙方。这些资料包括来料检验报告、过程检验报告、出货检验报告、客户投诉、评审报告、纠正预防（8D）、不合格品管理流程以及质量月报等。这些资料可以帮助乙方更好地了解甲方的业务流程和需求，为搭建测试系统提供依据。
搭建临时测试系统
乙方根据甲方提供的资料，搭建一个临时的测试系统。在这个系统中，物料号、工序、检验方式等都要模拟甲方真实运营的情况。这样可以让甲方在试用过程中更真实地体验软件的功能和性能。
评估乙方搭建系统的能力
一个较为完备成熟的系统，乙方应该能够快速搭建出来，而不会以审批等借口拖延时间。通过观察乙方搭建系统的速度和效率，可以评估乙方的技术实力和专业水平。
实际数据测试与评估
甲方按照实际生产和业务处理流程，录入一些实际的检验、不合格品、客诉等数据。通过这个过程，甲方可以检验乙方的系统是否能够实现企业所需要的数据录入方式、报表分析效果，以及流程是否能够满足要求。同时，还可以快速评估系统对当前需求的匹配程度，以及未来可能存在变化的灵活配置能力。此外，通过这个模拟系统，甲方还可以进一步考察乙方对甲方业务的理解水平和技术支持能力。
总之，在企业信息化建设中，试用是一项至关重要的环节。通过充分的试用，企业可以避免很多潜在的问题，选择到最适合自己的软件系统，从而提高信息化建设的成功率，为企业的发展注入强大的动力。
第五步：精准把控项目预算
在完成一系列前期工作后，进入至关重要的第五步。我们要借助测试系统，对系统进行全方位、深层次的评估。在测试过程中，仔细审视系统的各项功能和性能表现，精准找出那些不能满足我们实际需求的地方。这些不满足需求之处，可能是功能上的缺失，比如某些关键业务流程无法在系统中实现自动化处理；也可能是性能方面的不足，像系统响应速度过慢，影响工作效率。
一旦确定了这些问题所在，我们就需要与乙方进行深入沟通。要求乙方针对这些问题，给出详细的开发周期以及大致的报价。开发周期的确定对于项目的整体进度安排至关重要，我们要清楚知道乙方完成改进工作需要多长时间，以便合理规划企业内部的业务流程调整和资源调配。而大致的报价则是我们评估项目成本的关键依据，通过了解报价，我们可以对项目的整体预算做到心中有数。这就好比在建造一座大厦之前，我们要清楚每一项建筑材料的价格和施工所需的时间，这样才能合理安排资金和工期，确保项目能够顺利推进。
第六步：综合评价选出合适系统
第六步是一个全面权衡和综合考量的过程。我们需要对乙方的系统、人员专业水平、支持能力以及价格等多个方面做出综合服务评价。
首先来看乙方的系统，要评估其功能的完整性、稳定性和可扩展性。功能是否能够覆盖企业的核心业务流程，是否具备良好的稳定性以确保在日常使用中不会频繁出现故障，以及是否具有可扩展性，以便随着企业业务的发展能够方便地进行功能升级和优化。
人员专业水平也是一个重要的考量因素。乙方的技术团队是否具备丰富的行业经验和专业知识，能否快速解决系统在使用过程中出现的各种问题，以及是否能够根据企业的特殊需求提供定制化的解决方案。
支持能力同样不容忽视。包括乙方是否能够提供及时的技术支持，在系统出现紧急故障时能否迅速响应并解决问题，以及是否能够为企业提供系统操作培训和后续的维护服务。
价格则是一个敏感但又不得不考虑的因素。我们要在确保系统质量和服务水平的前提下，寻找性价比最高的方案。不能仅仅因为价格低就选择一个质量不过关的系统，也不能盲目追求高价而忽视了实际需求和预算限制。
通过对以上各个方面进行综合评价，我们就能够选出最适合企业的系统。这就像在众多的候选人中挑选出最符合岗位要求的人才一样，只有选择了合适的系统，才能为企业的发展提供有力的支持。
工业软件购买的特殊性
购买工业软件与购买一些传统的商品或服务有着本质的区别。像培训或者一个零件，这些通常是某种程度上的短暂、小范围合作。培训可能只是在一段时间内提升员工的某项技能，而一个零件可能只是用于设备的维修或更换，它们对企业的影响相对较为局部和短暂。
然而，购买工业软件则完全不同。它涉及到企业的多个部门，从生产部门到销售部门，从财务部门到研发部门，几乎每个部门都会受到影响。因为工业软件通常是用于企业的核心业务流程管理和运营，是企业信息化建设的重要组成部分。
而且，工业软件会对企业带来长期影响。不仅仅是系统上线那一时刻的服务很重要，更要考虑到乙方是否能够长期持续地提供基于系统的专业技术服务。系统上线只是一个开始，在后续的使用过程中，企业的业务需求会不断变化，市场环境也会不断发展，这就要求系统能够不断进行升级和优化。如果乙方不能提供长期的技术支持，那么系统很可能会逐渐无法满足企业的需求，甚至成为企业发展的阻碍。
选择错了工业软件，可能不但帮不到企业，反而成为负担。一个不适合企业的系统可能会导致业务流程混乱，工作效率低下，甚至会影响企业的市场竞争力。因此，在购买工业软件时，我们必须要谨慎考虑，综合评估各种因素，选择最适合企业的系统和合作伙伴。