《系统审核中的审计技巧探讨》
在如今信息如洪流般奔涌的时代，网络论坛宛如一座巨大的知识宝库，蕴藏着无数珍贵的信息。我就在一个论坛里偶然发现了一篇饶有趣味的文章，它与系统审计中的审核技巧密切相关。我把它整理出来，时常加以研读，期望从中汲取更多的智慧，助力自己在审核工作中更加游刃有余。
审核员在职业生涯中，宛如一位穿梭于各行各业的探险家。他们会涉足形形色色的行业领域，每一个行业都像是一片独特的生态系统，有着属于自己的规则和特色。就算是在同一行业内部，不同的企业也如同形态各异的生物。这是因为企业的管理模式千差万别，最高管理者的管理理念也各不相同，这些因素叠加在一起，使得每个企业都拥有了独一无二的管理特色。那么，对于审核员来说，如何能够像一名精准的猎手一样，快速且准确地发现企业管理中的薄弱环节，实现增值审核，就成为了一个至关重要的课题。
在长期的审核实践中，我总结出了“六要”和“四不要”这十个需要格外注意的环节。
一、六要
1.关注国家标准、行业标准或其他要求
审核员并非全知全能的超人，不可能对所有被审行业的专业知识都了如指掌。即便是专业审核员，在审核自己专业范围内的企业时，也可能会遭遇许多陌生的情况。毕竟，同行业内不同的产品就像是不同的物种，会衍生出各种各样不同的标准和工艺。为了让审核员能够迅速抓住被审企业产品的重要质量特性，在审核8.2.4产品检验要素之前，我建议审核员先去查阅产品相关的国家标准、行业标准或者客户特定的其他要求。这样做就如同为审核工作点亮了一盏明灯，能够让审核更加深入、有效。
在审核过程中，有几个问题需要重点关注。首先，企业的最终检验规范是否像一张严密的网，充分考虑了国家标准、行业标准的检测内容，有没有遗漏那些出厂批次检验必须要做到的检测项目。其次，检测方法是否与标准规定如影随形、保持一致。最后，是否实施了国家标准、行业标准规定的型式实验项目，并且能够拿出检测合格的有力证据。
2.关注产品、工艺、设备或检测方法和检测点的变化
产品、工艺、设备或者检测方法和检测点的变化，就像是平静湖面投入的一颗石子，往往会引发控制参数或条件的连锁反应。如果事先的策划和验证不够充分，就如同在没有坚实地基的情况下盖房子，很容易引起质量的波动。所以，审核员在审核时要像一名敏锐的侦探，关注是否有上述情况发生，以及变化后控制措施的策划情况。通过这样的观察，我们就可以比较清晰地评估企业质量管理体系的策划能力以及控制的有效性。比如说，现在很多电的焊料从有铅焊料改为无铅焊料，这就好比给生产工艺带来了一场变革，必定会要求波峰焊设备在温度及速率上做出相应的调整。审核新工艺的变化、验证、实施情况，就如同在寻找隐藏在暗处的线索，往往能够发现一些问题。
3.关注特殊、关键过程控制的有效性
特殊、关键过程控制的水平，就像是企业质量控制能力的一面镜子，不仅能够清晰地反映产品质量的高低，也是衡量企业质量控制能力的重要指标。审核员在审核过程中要像一名严格的考官，充分关注特殊过程是否被准确识别，是否按照特殊过程控制要求进行了有效的管理。特殊过程就像是企业生产过程中的关键密码，如果没有被正确识别和管理，就可能会导致产品质量出现严重问题。
4.关注不合格品、退货、返修、投诉反复出现的环节和改进情况
观察一个质量管理体系对不合格品及投诉的改进措施，就像是观察一个人的自我修复能力，是判断体系自我改进、自我完善机制有效性的最佳方法之一。审核员在审核时不能仅仅把目光停留在内审开了多少个不符合项以及这些不符合项是否已经纠正上，更要像一名追踪者，关注对反复出现不合格和投诉的处理情况。我曾经在一个物业公司审核7.4.1合格供方控制时，受审核方拿出了对电梯维护保养等合格供方年度业绩评价的完整资料，对维修供方给予了高度肯定。然而，我在业主投诉、保修记录中却发现，有一栋楼同一电梯一个月内报修了3次，原因都是电梯马达皮带断裂。但物业公司却没有要求电梯维修供方做出解释和改进，对供方的评价与控制仅仅停留在表面，缺乏实际的有效性。
5.关注受审核方与国际、行业先进生产方式、发展动态的差距
专业审核员对国际先进生产方式以及动态的介绍，有时候就像是给受审核方打开了一扇通往新世界的窗户，能够带来新的思路和启发。我曾经在一个大型汽车仪表生产企业审核时，该企业正准备引进多条生产线的关键设备。但是企业管理者对欧盟的RoHS指令以及日本企业如索尼、松下、富士公司的“绿色采购”要求几乎一无所知。通过我对相关法规的详细介绍，企业高层才恍然大悟，认识到虽然汽车仪表行业目前还没有强制执行RoHS指令，但从国际发展动态来看，RoHS指令已经开始从电子电器行业向办公设备等其他行业蔓延，而汽车仪表恰好处于电子和汽车的交界处，应该及早做好规划，未雨绸缪。特别是在设备采购时，要提前考虑各种可能的要求，以适应技术上的更新，规避采购风险。
企业管理者最关心的问题，就像是天平的两端，一般不外乎“效益”与“风险”。审核员如果能够多从效益与风险的角度出发实施审核，就如同为企业找到了一把开启财富之门的钥匙，能够达到增值审核的效果，自然也会受到企业的热烈欢迎。
几年前，我在一个日本制袜企业审核环境管理体系时，发现公司虽然关注了照明用电的节约措施，但却像一个粗心的猎人，忽略了另一个用电大户——空调。通过现场仔细观察，我发现工厂的车间全部使用空调恒温，而袜子在进行蒸汽熨烫整形时会给车间带来大量的高温蒸汽。经过精确计算，每月有60吨水变成蒸汽进入车间，这就像是一个巨大的黑洞，成为了一个耗费源。于是，我向企业提出建议，将每月60吨高温蒸汽引入工人浴室加热洗澡水。这个建议就像是一场及时雨，既节约了空调用电，又回收了宝贵的水资源，还可以省去专门加温洗澡水的燃油锅炉。企业采纳了我的建议，不仅推动了节能降耗的改进措施，每年还节约成本42万元。
二、四不要
1.应多看、多问、多想，不要局限在企业提供的资料里
在为实习审核员验证的过程中，我发现个别审核员在寻找证据时，就像是被困在笼子里的鸟儿，往往将自己局限在受审核方提供的资料范围内。这样的审核方式就像是在黑暗中摸索，很难发现问题。比如说，有一位审核员在审核7.6监视测量设备的控制时，仅仅要求计量室主管拿出计量器具台帐，抽取几种不同的量具的校准记录，没发现问题就草草结束了这一环节的审核。后来我发现工厂还有锅炉和高压容器，便问这位审核员这家企业的锅炉和压缩空气储罐的压力表是否按国家强检要求进行了校准，他这才如梦初醒，原来自己根本没有对工厂进行实地察看，所以根本不知道工厂还有这些重要的设备。在另一个工厂审核时，另一位审核员虽然审核了两个强检压力表都已校准合格，但他却像一个走马观花的游客，没有进行现场抽查。而实际上该厂有4个压缩空气储罐和4个压力表，其中两个压力表已经超期一年未经校准。由此可见，审核员在现场必须像一名细心的观察者，多看、多问、多想，不能仅仅依据对方提供的资料实施审核。
2.应对方查证，全面核实，不要轻易开具不符合报告
审核员在正式开出不符合报告之前，就像是法官在宣判之前，应该听取各个层面的意见。有一次我担任审核组长，一位审核员在审核组交流时，称企业计量器具有多个未按要求校准，要对7.6开具不符合报告。然而，在末次会议后，受审核方计量主管解释说是当时没有将校准记录完全出示给审核员。这就提醒我们，审核员出具书面不符合报告一定要慎之又慎，出具前要与企业各层充分沟通，全面了解情况。
如果不符合事实确实存在，并且对受审核方意义重大，即使受审部门或企业有争议，审核组也应该像一名坚定的战士，坚持原则开不符合报告。有一次在一个系统集成企业审核时，我发现其分公司的一个产品的最终检验报告判定该产品合格，但国外总公司检测中心的结论却为不合格。我对此进行了深入细致的调查，发现虽然双方测试使用的测试仪器和测试方法一致，但是双方测试的配置状况不一样，从而导致了完全相反的结论。分公司认为，事后他们已对产品做了改进，并委托德国权威机构检测合格，因此纠正措施已经完成，不应再收到不合格报告。但我认为，该公司有许多分公司，都从事类似的产品开发，都有可能发生因测试配置状况不同而影响测试结果的情况，应该在全公司范围内通报这一发现，并在测试程序中对配置状况加以规定，以防止同类误判的再次出现。分公司的产品改进只能视作“纠正”，而不是“纠正措施”。我认为此纠正措施对全公司意义重大，必须开出不符合报告并做出改进。分公司坚持认为分公司改进已完成，不愿在不符合报告上签字。经过多次沟通无果后，我将不符合报告递交外方总经理裁决，外方总经理听取情况后当即表态“审核组意见重要，全公司应予以改进”。最终，分公司总经理在不符合报告上签字确认。
结合实际情况，避免唯书面文件论
在审核工作中，审核员面对相关授权机构出示的报告，理应秉持尊重与认可的态度。毕竟这些报告往往是经过专业人员严谨分析、深入调研后得出的成果，凝聚着大量的时间和精力，具备一定的权威性和可信度。然而，我们必须清醒地认识到，书面报告所呈现的内容是一种静态的、经过提炼和总结的信息，它可能无法完全反映出实际情况的动态变化和复杂性。
当审核员深入现场，通过自己的亲眼所见、亲耳所闻获取到的信息与报告结论存在明显差异时，这就如同在平静的湖面投下了一颗石子，预示着可能存在一些隐藏的问题。此时，审核员绝不能轻易忽视这些差异，而应像一位细心的侦探一样，对现场进行全方位、多角度的观察。要留意每一个细节，从设备的运行状态、员工的操作规范到环境的卫生状况等，都可能蕴含着重要的线索。同时，审核员还需要开展深入的调查工作，与现场的工作人员进行充分的沟通交流，了解他们在实际工作中遇到的问题和困难，获取第一手的资料。只有这样，才能更准确地把握实际情况，减少审核风险，确保审核结果的真实性和可靠性。
重视体系运行实效，摒弃形式主义追求
一个优秀的管理体系，其核心特质应当是“简单”与“有效”。对于生产企业而言，它们的主要精力和资源理应聚焦在生产和经营活动上，因为这是企业生存和发展的根本所在。然而，在实际的认证咨询和审核过程中，却存在着一些不良现象。个别认证咨询师或审核员过度追求形式上的“管理方法完美”，他们往往忽视了企业的实际需求和特点，将其他企业看似成功的模式不加分析地生搬硬套到本企业中。
这种做法就像是给企业穿上了一件不合身的衣服，不仅无法发挥应有的作用，反而会束缚企业的发展。例如，对于一些简单的生产过程，他们也要制定出繁杂的管理方法和流程来进行控制。这不仅增加了企业员工的工作负担，导致工作效率低下，还会造成管理成本的浪费。企业需要投入大量的人力、物力和财力来执行这些不必要的规定，却无法获得相应的回报。
因此，在构建和运行管理体系时，我们应当明确重点，除了特殊、关键过程以及与顾客要求密切相关的重要过程需要进行严格的控制和管理外，其他过程都应遵循简单有效的原则。只要能够保证体系的正常运行，满足企业的基本需求，就无需过度追求形式上的完美。这样既能提高企业的运行效率，降低管理成本，又能使企业更加灵活地应对市场的变化，实现可持续发展。